KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

Pendahuluan

Komunikasi dalam hampir semua organisasi secara jelas merupakan suatu proses dinamik. Penyampaian  informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan dan implementasi tujuan-tujuan organisasional tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui mana kegiatan-kegiatan oraganisasional lainya di laksanakan.

Komunikasi juga berfungsi juga sebagai peralatan-peralatan utama dengan mana suatu organisasi secara sukses atau tidak sukses berhubungan dengan lingkungan tugasnya. Sistem komunikasi yang dikembangkan secara baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi orang organisasi untuk memonitor kondisi-kondisi lingkungan eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah operasi-operasinya.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut. 

A. POLA DAN PROSES KOMUNIKASI

1. Pola Komunikasi

            Oraganisasi jelas memerlukan informasi. Dengan berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya mulai dengan fase ekstensif  di mana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase intensif. Yaitu perkembangan cepat secara kualitatif.

2. Peroses komunikasi

            Unsur proses komunikasi ada tiga, yaitu (1) pengirim berita, (2) sarana pengiriman berita, dan (3) penerima berita.

3. Macam-macam tujuan Komunikasi

1.     komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogaram; termasuk segala percakapan serta usaha mendegarkan apa yang dilakukan perseorangan yang tak berhubungan dengan tujuan organisasi atau tugas pekerjaan . misalnya saja, desas-desus, kata burung, dan percakapan kelompok informal (komunikasi “grapevine”).

2.     Komunikasi memulai dan menciptakan program; termasuk usaha menyesuaikan dan mengkoordinasi program.

3.     Komunikasi yang memberikan data penerapan strategi.

4.     Komunikasi untuk menimbulkan program, dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksakan program.

5.     Komunikasi yang memberikan informasi tentang hasil kegiatan, dan informasi umpan balik untuk pengawasan.

B. SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

            Saluran-saluran komunikasi formal secara umum dirancang untuk mempermudah pertukaran-pertukaran informasi vertikal, horizontal dan diagonal.

1. Aliran Vertikal

            Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yang meliputi baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawhan dalam suatu organisasi. Katz dan khan mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujan pokok:

1.      Untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau instruksi-instruksi kerja tertentu (spesifik).

2.      Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan (rationale of a job).

3.      Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek organisasional.

4.      Untuk memberikan umpan balik pelaksanan kerja kepada para kryawan (bawahan).

5.      Untuk menyajikan informasi mengenai aspek idiologi dalam membantu oraganisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin di capai.2).

2. Aliran Horizontal (Lateral)

            Komunikasi horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi. Tranmisi ini dapat dikelompokan menuryt terjadinya : (a) di antara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama dan (b) antara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen.

3. Aliran Diagonal

Aliran komunikasi diagonal mencakup seluruh transmisi informal yang memotong silang rantai perintah organisasi. Komunikasi diagonal paling sering berbentuk interaksi antara para manajer lini dan para angota staf atau unit-unit pelayan an.

C. HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

            Komunikasi tidak efektif dapat disebabkan berbagai macam hambatan manusiawi dan teknis yang berbeda. Berikut ini akan di bahas bentuk-bentuk hambatan komunikasi yang sering terjadi pada struktur-struktur yang kompleks. Bentuk-bentuk hambatan tersebut dapat dikelafikasikan ke dalam empat kategori: dalam diri pribadi (interpersonal),antar pribadi (interpersonal), organisasional dan teknologi.

D. PENINGKATKAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

            Peningkatkan efektifitas komunikasi akan semakin memudahkan pertukaran informasi yang relevan dengan pekerjaan, dan pada gilirannya akan memperbaiki pelaksanaan kerja organisasi.

1.Audit Komunikasi

            Perkembangan organisasi-organisasi mengandung implikasi peningkatan kebutuhan akan perbaikan proses komunikasinya. Tetapi kenyataan menujukan bahwa organisasi-organisasi tersebut, seperti individu-individu, adalah berbeda satu degan yang lain. Setiap organisasi adalah produk sejarah, teknologi, personalia dan industrinya sendiri. Dan sebagai akibat keunikan ini, organisasi-organisasi mempunyai masalah-masalah komunikasi khusus. Salah satu metoda untuk menagani masalah-masalh khusus itu adalah audit komunikasi, yang dirancang untuk memeriksa secara sistem matik dan menyeluruh proses-proses komunikasi dalam suatu organisasi. metoda audit komunikasi akan memudahkan organisasi dalam menentukan apakah maslamaslah komunikasi saling berhubungan atau tidak. Metoda ini akan membantu memecahkan masalah organisasi secara keseluruhan bukan tiap-tiap masalh secara induvidual.

2. Penggunaan Umpan-Balik

            Umpan balik adalah mekanisme esensial peningkatan akurasi komunikasi organisasional. Komunikasi dua arah ini tidak hanya lebih akurat di banding komunikasi satu arah tetapi juga lebih memuaskan bagi para partisipan.

E.Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

             Agar supaya pimpinan tidak selalu harus menghubungi kelompok-kelompok maupun perorangan untuk menyampaikan maksudnya agar dilaksanakan oleh semua pihak, perlulah diciptakan dan di kembangkan jaringan komunikasi yang baik.

            Sistem informasi diciptakan berdasrkan penelaahn situasi lingkungan. Dalam hal ini, kita perlu mengidentifikasi kesempatan serta resiko berusaha. Selanjutnya, kekuatan dan kelemahan perusahaan terhadap hal-hal yang positif dan negatif yang berada dalam perusahaan yang meliputi fungsi manjemen dan proses perusahaan, yaitu pemasaran, produksi, pembelanjaan, personalia dan administrasi serta akuntasi. Dengan adanya evaluasi terhadap lingkungaan serta kekuatan dan kelemahan perusahaan di tentukan tujuan, strategi, kebijaksanaan serta taktik perusahaan. Segala sesuatu perlu pengarahan, pengoordinasi dan pengawasan serta pembagian lebih lanjut tuga-tugas kepada para anggota organisasi.

Kongkritisasi proses manajemen ini menentukan karakteristik kebutuhan akan  informal untuk pengambilan keputusan :

1.      Data atau informasi yang dapat dikuantifikasi maupun yang dapat dikuantifikasi;

2.      Data atau informasi yang dapat maupun yang tak dapat dikomputerisasikan

3.      Data atau informasi untuk perencaan maupun untuk pengawasan; informasi untuk perencanaan meliputi informasi lingkungan, informasi persaingan, dan informal internal, sedang informasi untuk pengawasan meliputi informasi pengwasan persediaan, pemasaran, produksi, pembelanjaan, personalia, biaya, kualitas, dan lain-lain.

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas penciptaan dan pengembangan sistem informasi memerlukan :

1.      Penghayatan terhadap tujuan serta pengetahuan akan pola operasional yang ada;

2.      Kemampuan mengadakan perubahan;

3.      Kemampuan menciptakan sistem informasi itu sendiri, serta

4.      Motivasi merubah sistem 6)

Kemudian kita perlu mengadakan sepesifikasi sistem, yaitu informasi apa saja yang dapat di hasilkan sistem. Selanjutnya, kita mengembangkan sistem pemrosesan data. Akhirnya di buat gambar aliran informasi serta program komputer.

Demikianlah sistem komunikasi diciptakan untuk membantu manjemen mengambil keputusan baik dalam hal perencanaan maupun pengawasan, dan lain-lain.

Daftar Pustaka     

Teori Organisasi

Edisi Dua

Cetakan pertama, maret 1986

Cetakan Kedua, Oktober 1987

Oleh;

Sukanto Reksohadiprodjo, M.Com., Ph.D.

Drs. T. Hani Handoko, M.B.A

Di cetak dan di terbirkan

BPFE-YOGYAKARTA.

                                   

Kata Pengantar

Pertama dan yang paling utama kami kelompok tiga panjatkan  puja dan puji sukur kehadirat Tuhan Yang Maha  Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya sehingga tugas yang di berikan oleh bapak/ibu dosen dapat kami selesaikan. Kami kelompok tiga sadar akan kekurangan dari makala ini sehingga kritik dan saran dari teman-teman serta dosen yang membangun, sangat kami butuhkan.

                                                                                     Yogyakarta, 14 November 2009.

_______________________

_______________________

Kesimpulan

Komunikasi Berfungsi sebagai peralatan-peralatan utama dengan suatu  organisasi  Secara sukses atau tidak sukses  berhubungan dengan lingkungan tugasnya. sistem komunikasi  yang dikembangkan secara baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi organisasi untuk memonitor kondisi –kondisi lingkungan eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah operasi-operasi nya.komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki  oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut.

Organisasi jelas memerlukan informasi. Dengan berkembang nya organisasi kebutuhan, informasi juga bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya mulai dengan fase ekstensif dimana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase intensif, yaitu perkembangan cepat secara kualitatif.

Komunikasi tidak efektif dapat disebabkan berbagai macam hambatan manusiawi dan teknis yang berbeda.bentuk-bentuk hambatan tersebut dapat diklasifikasikan ke dalam empat kategori yaitu : dalam diri pribadi, antar pribadi, organisasional, dan teknologi.